Як обрати ERP-систему для IT-компанії, щоб збільшити прибутковість та зменшити витрати

Alex
Alex Igrov
5 min

У світі стрімкого розвитку технологій та постійних викликів для бізнесу - власники IT-компаній мають важливе завдання - знайти ефективний інструмент для оптимізації бізнес-процесів. І обрати підходящу ERP-систему - це один з наважлівіших кроків.  Саме він напряму веде до зменшення затрат, збільшення прибутку, та прискорення росту, що є ключовими задачами більшості компаній. У цій статті ми розглянемо ключові аспекти по вибору ERP, при чому саме для IT-компаній, адже наша сфера має багато особливостей, і зручна система має їх враховувати.

Аналіз бізнес-процесів та потреб перед початком вибору ERP-системи


Першим та фундаментальним кроком у виборі ідеальної ERP-системи для вашої IT-компанії є вивчення та ретельний аналіз внутрішніх бізнес-потреб. Важливо розібратися в тому, які саме завдання та процеси відіграють ключову роль у щоденній роботі. Почніть ідентифікацією рутинних завдань та операцій, що вимагають значних зусиль від вашого персоналу. Аналізуйте обсяги даних, які щодня обробляє ваша компанія, та визначте, які саме функції ви хочете оптимізувати або автоматизувати.

Необхідно також врахувати майбутні перспективи розвитку компанії, а також виклики, які можуть виникнути при розширенні бізнесу. Адже вибір ERP-системи повинен враховувати не лише поточні вимоги, але й бути стратегічно орієнтованим, готовим вирішувати завдання у майбутньому. Цей глибокий аналіз бізнес-потреб є фундаментальною основою для вдалого вибору ERP-системи, адже не розуміючи потреб - неможливо обрати дійсно вдале рішення.

Аналіз системи на рахунок її адаптивності


Однією з ключових вимог до ERP-системи для IT-компанії є її здатність ефективно масштабуватися та враховувати стрімкі зміни в розвитку бізнесу. При виборі рішення важливо уважно оцінювати можливості автоматизації та готовність системи пристосовуватися до змінюючихся потреб ринку.

Наприклад:

  • Як часто система випускає оновлення
  • Чи має вона публічний роадмеп по ключовим напрямкам
  • Чи має відкрите API, щоб ви могли доробити її під себе
  • Чи є можливість реквестити доробку функціоналу саме під вас
  • Чи має інтеграції з новітніми сервісами та інструментами.


Ми, в ITFin, обрали модель кастомізації системи під кожного користувача. І більшість нового функціоналу створюється саме за запитами наших клієнтів, і під їх актуальні і поточні проблеми. Тому що інакше - навіть краща система ризикує банально застаріти.

Передбачте, як ваш бізнес може змінюватися в середньостроковій та довгостроковій перспективі. Зверніть увагу на гнучкість системи в адаптації до нових вимог та розширення функціоналу. Ідеальна ERP-платформа повинна не тільки задовольняти поточні вимоги компанії, але й залишатися динамічною та легко масштабуватися відповідно до змін в ринкових умовах. І технологічних також.

Забезпечення безпеки та захисту даних


Безпека та захист даних – невід'ємна складова при виборі системи, і пояснення тут просто зайві. Адже в ERP-системах зберігається не тільки інформація про клієнтів або проекти, а й про співробітників, фінанси, рахунки, і все інше. Тож сучасний IT-бізнес вимагає найвищого рівня безпеки, а тому і бажано шукати не нову, а стабільну систему, що давно на ринку, і має велику кількість довгострокових клієнтів.

Сама ERP-система повинна враховувати сучасні стандарти безпеки, такі як шифрування, механізми аутентифікації та авторизації, а також засоби виявлення та відповіді на інциденти. Важливо визначити, як система обробляє, зберігає та передає конфіденційні дані, зокрема особисті дані клієнтів і корпоративні внутрішні інформаційні ресурси. Вона повинна надавати можливості для регулярного аудиту системи з метою виявлення потенційних порушень безпеки та вчасного їхнього виправлення. Регулярні оновлення та патчі забезпечують, що система залишається в захищеному стані у відповіді на постійно змінювані загрози. Крім того, ефективна ERP повинна враховувати вимоги законодавства щодо захисту даних та конфіденційності, особливо якщо ваша IT-компанія працює в різних країнах та юрисдикціях.

Вплив ERP на операційну діяльність


Вплив системи автоматизації на операційну діяльність IT-компанії розкриває величезний потенціал для оптимізації та підвищення продуктивності. Адже сам по собі процес інтеграції ефективної ERP-системи може змінити спосіб, яким ви керуєте проектами та розподіляєте ресурси. При чому в більшості різних підрозділів.

Завдяки ERP можливо узгоджувати дії різних команд, витрачаючи менше часу на рутинні та координуючі завдання. Забезпечуючи доступ до усієї необхідної інформації в одній системі, ви скорочуєте час на навчання нових співробітників, на прийняття рішень, аналітику, та покращуєте загальну комунікацію між відділами. Система також дозволяє вам краще планувати ресурси, моніторити проекти в реальному часі та прогнозувати витрати. Це особливо важливо для IT-компаній, оскільки допомагає управляти нестабільними ситуаціями та швидко реагувати на зміни в проектах або внутрішньому середовищі прямо в моменті.

Застосування ERP в операційній діяльності дозволяє створювати ефективніші процеси та приймати ефективні рішення, як операційні, так і стратегічні. Адже всі вони будуть базуватись на актуальній інформації і ключовим звітам, які доступні в моменті. Тому можливість бачити реальну картинку прям тут і зараз, швидкість оновлення інформації, і розбивка по юнітах - вкрай важливий критерій при виборі системи.

Впровадження та підтримка


Вибір ERP-системи — це лише початок шляху до оптимізації бізнес-процесів. Важливо не лише обрати інструмент, але й забезпечити його успішне впровадження та подальшу ефективну підтримку.

Процес впровадження має бути ретельно спланованим, враховуючи усі особливості компанії, її існуючих бізнес-процесів, та планів та цілей.  Переконайтеся, що ваша команда проекту може провести необхідну підготовку та навчання для співробітників, або може надати вичерпні та зрозумілі матеріали, як це робити самостійно.

Забезпечення надійної та постійної підтримки - це також ключовий етап після впровадження. Оберіть ERP-рішення, яке пропонує не лише технічну, але й консультативну підтримку. Адже це комплексне рішення і перелік питань що виникають може буде доволі вагомим. До того ж, як ми і писали раніше, важливо мати постійну та зручну комунікацію щоб вирішувати проблеми, надавати поради, і доробляти та адаптувати новий функціонал саме під ваші запити.

Підсумки

Вибір ERP - це не просто операційне рішення, це стратегічне рішення, яке суттєво впливає на роботу та майбутнє вашої IT-компанії. Якщо вам цікаво було б отримати безкоштовний доступ до нашої ERP-системи ITFin, поспілкуватись, або просто дізнатись докладніше - переходьте на головну сторінку, там ми розказали про продукт максимально детально.

Alex
Alex Igrov
5 min